Leitest du Sitzungen und die Leute zeigen keine Motivation? Wirst du kritisiert für die Art, wie du Sitzungen leitest? Möchtest du wissen, wie du Sitzungen produktiv machen kannst, so dass die Teilnehmenden am Schluss finden, die Zeit sei sinnvoll investiert gewesen? Hier erfährst du, was du dafür machen musst.
Sitzungsvorbereitung - Spare nicht am falschen Ort
Nimm dir genügend Zeit für die Vorbereitung. Für eine regelmässig stattfindende Sitzung brauchst du schnell gleich viel Zeit für die Vorbereitung, wie die Sitzung dauert. Hast du hingegen Teilnehmende dabei, die du noch nicht kennst oder möchtest du komplexe Themen behandeln, brauchst du rasch einmal das doppelte. Du findest, das sei zu viel Zeit? Dann rechne, was es kostet, wenn die Sitzung schlecht vorbereitet ist, so dass die Leute am Schluss frustriert sind, der Output dürftig und die Teilnehmenden hoffen, nicht so bald wieder an einer solchen Sitzung teilnehmen zu müssen.
Auch die Teilnehmenden bereiten sich vor
Stelle sicher, dass sich die Teilnehmenden ebenfalls vorbereiten können. So kannst du zum Beispiel eine Traktandenliste führen, die alle anschauen können. Oder besser noch, du versendest die Traktandenliste einige Tage vor der Sitzung an alle Teilnehmenden. Notiere in der Traktandenliste, was du zu jedem Thema von den Teilnehmenden erwartest: Geht es um einen Austausch? Möchtest du, dass die Teilnehmenden mit Ideen kommen? Möchtest du eine Entscheidung treffen? Sollen die Teilnehmenden vorher bestimmte Dokumente lesen oder sogar eine Rückmeldung dazu schreiben?
Sitzungsstruktur
Überlege dir in der Vorbereitung, wie viel Zeit du für welches Traktandum benötigen wirst. Beachte dabei, dass Diskussionen oder Austausch rasch viel Zeit beanspruchen. Plane Zeitreserven ein. Warst du schon mal an einer Sitzung, die früher zu Ende war, als geplant? War das nicht super?
Was sind die Sitzungsziele?
Überlege dir, was die Ziele der Sitzung sind und überlege, ob die Teilnehmenden diese Ziele teilen oder ob sie allenfalls weitere Ziele haben. Nenne die Ziele aus deiner Sicht zu Beginn der Sitzung und sei achtsam, ob du Zeichen von Widerstand wahrnehmen kannst (Augen verdrehen, demonstratives Wegschauen, Grinsen etc.). Die Ziele sollten so konkret sein, dass sie am Ende der Sitzung überprüft werden können.
Unterbrich, wenn jemand abschweift
Unterbreche, wenn jemand vom Inhalt abschweift. Alle werden es dir danken. Falls dies besonders schwierig ist, weil die Teilnehmenden noch viele andere wichtige Anliegen haben, kannst du diese Anliegen für alle sichtbar auf einer Flipchart sammeln. So wissen die Beteiligten, dass ihre Anliegen nicht verloren gehen und sie können sich besser auf die aktuellen Traktanden einlassen.
Bist du zuweilen irritiert darüber, dass Leute in deinen Sitzungen schwatzen? Dann sprich es an! Wenn du nicht recht weisst, wie du das machen kannst, dann ist vielleicht mein kostenloser Kurs zur Gewaltfreien Kommunikation (online, on demand) mit Videos und Übungen etwas für dich.
Sprich Irritationen an
Sprich Irritationen an! Wenn sich Teilnehmende nicht wie vereinbart vorbereitet haben: Frage nach. Wenn du den Eindruck hast, die Diskussion sei irgendwie zäh: sprich es an und frage, ob andere deine Einschätzung teilen. Wenn ja: Frage nach: Womit könnte das zu tun haben? Gib dich nicht mit ausweichenden Antworten zufrieden. Sei liebevoll beharrlich.
Mach am Ende der Sitzung eine Rückmeldungsrunde zur Sitzung: Liegt jemanden noch etwas auf dem Magen? Hat jemand Anliegen für zukünftige Sitzungen? Ist Erleichterung da oder hat jemand den Eindruck, Zeit verschwendet zu haben? Diese Rückmeldungsrunde gibt dir und allen Teilnehmenden die Möglichkeit, konstant zu lernen, Sitzungen effizienter und effektiver zu machen.
Abmachungen
Stelle sicher, dass am Schluss klar ist, was entschieden wurde, wer bis wann, was zu tun hat und wer, wie, wen und worüber informiert. Überprüfe die Abmachungen in der kommenden Sitzung (allenfalls gleich zu Beginn). Suche am besten noch während der Sitzung Termine für die nächste Sitzung. Doodle & Co. sind häufig sehr zeitaufwändig für alle und führen unter Umständen zu wenig guten Resultaten.
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